+371 29489925 [email protected]

TMS OZOLS instrukcijas

Sākt darbu

Ozols uzstādīšana

Kā uzstādīt OZOLS?

  1. Lejuplādē OZOLS instalāciju no: http://online.cloudex.lv/dn/ozols_client_setup.exe
  2. Dbl-click uz “ozols_client_setup.exe”
  3. Seko norādēm
  4. OZOLS ir gatavs lietošanai

Nekorekti latviešu burti?

Ja programmā nerādās korekti latviešu burti, tad:

1. Windows “Start menu” atrodi un izvēlies “Region”

2. Administrative ⇒ “Current language for non-Unicode programms” ir jāieliek “Latvian (Lavia)”

Pirmie soļi

Nepieciešams jauns lietotājvārds?

  1. Ja esat uzņēmuma darbinieks, tad jautājiet jaunu lietotāja vārdu Uzņēmuma vadītajam
  2. Ja esat uzņēmuma vadītājs, jautājiet to SIA CLOUDEX

Neizdodas pieslēgties?

Ja Lietotāja reģistrācijas formā sastopaties ar paziņojumu:

Ja paziņojums “Savienojumu nav iespējams izveidot” jāgaida ilgāk kā ~5 sekundes

Spiediet pogu “Opcijas <<”

pārbaudiet vai esat ievadījis pareizu servera vārdu un datu bāzes nosaukumu

pārliecinieties, ka vai strādā internets

Ja paziņojums “Savienojumu nav iespējams izveidot” jāgaida mazāk kā ~5 sekundes

Pārliecinieties, ka esat pareizi ievadījis Lietotāja vārdu un Paroli

Nepareizi vai nepilnīgi mani lietotāja dati?

 Ja uz pasūtījumu, rēķinu u.c. izdrukām parādās nepilnīgi mana lietotāja dati (piemēram, mans vārds, uzvārds, e-pasts, telefons, u.c.), tad

 Izvēlieties Menu ⇒ Palīgs ⇒ Mani lietotāja dati ⇒ Salabot datus ⇒ Saglabāt

e-pasta iestādījumi (SMTP settings)

 Ja epasti no OZOLS netiek izsūtīti vai klients tos saņem “Junk Mail” vai e-apsti netiek nogādāti līdz gala mērķim

  1. Izvēlieties Menu > Palīgs
  2. Labot mana lietotāja datus

  1. Spiediet pogu Lietotāja konti
  2. Izvēlieties email SMTP

  1. Laukā lietotāja vārds parasti jāraksta sava e-pasta adrese
  2. Paroles laukā jāraksta sava epasta parole

Lietotāja konti

Ozolā iespējams piereģistrējot lietotāja piekļuves datus ārējām sistēmām, tai skaitā:

  • e-mail SMTP serveru dati (lai e-pasti, ko nosūtīsiet no Ozola sistēmas, tiktu izsūtīti kā no Jūsu e-pasta konta)
  • cargo.lt (atvieglotai kravu publicēšanai biržā)
  • myshipments.eu (pasūtījumu apstrādāšanai arī šajā sistēmā)
  • dažādas navigācijas sistēmas (lai izsekotu auto & kravas atrašanās vietai kartē, kā arī pasūtījumu statusu automātiskai atjaunošanai)

 Kā Ozolā pievienot piekļuves datus šiem kontiem?
 Izvēlieties Menu ⇒ Palīgs ⇒ Mani lietotāja dati ⇒ Labot mana lietotāja datus

 Svarīgi: pievienojot navigācijas sistēmas datus:

  • Lietotāja vārds – jebkāds burts / vārds
  • Parole – navigācijas sistēmas atslēga API key (pēc pievienošanas, tā būs pieejama visiem Jūsu uzņēmuma lietotājiem)

Pasūtījumos vai rēķinos nav skanēts paraksts ar zīmogu

Skanēts zīmogs ar parakstu visbiežāk tiek izmantots Klienta pasūtījumu, Transporta pasūtījumu, E-pasta rēķinu, Savstarpējo rēķinu dzēšanas aktos un Savstarpējo rēķinu salīdzināšanas aktos

 Ja uz pasūtījumu, rēķinu u.c. izdrukām neparādās Skanēts paraksts ar zīmogu vai tas ir jāmaina

Izvēlieties Menu ⇒ Palīgs ⇒ Mani lietotāja dati ⇒ Skanēts paraksts ⇒ Salabot datus ⇒ Saglabāt

Paraksta + zīmoga bildes maksimālais augstums nedrīkst pārsniegt 135px

Īsceļi (shortcuts) bieži lietotām formām

Nosaukums Vieta izvēlnē ShortCut Bilde Paskaidrojums
Partnera info Logs F3 Izsmeļoša informācija par Klientiem, Piegādātājiem, Potenciālajiem klientiem
Jauns klienta pasūtījums Logs F6
Jauns Reiss/Ekspedīcija Logs F7
Ekspeditora darba virsma Logs F8
Darbs ar debitoriem Logs F9
Jauna aktivitāte Dati Ctrl+Q

Darbs ar pārlūku

Īsceļi (shortcuts)

Nosaukums Atrašanās vieta izvēlnē ShortCut Bilde Paskaidrojums
Pārzīmēt Logs F5 Jālieto lai formās ielādētu jaunākos datus
Filtrs Dati CTRL+F Atver atskaites filtra formu
Meklēt Dati CTRL+M Meklēt nofiltrētajos datos
Kolonnas Dati CTRL+K Sarakstā iestāda vajadzīgās kolonnas
Multi iezīmes Dati CTRL+Y Sarakstā var iezīmēt vairākas rindas vienlaicīgi ar peli turot CTRL vai SHIFT
Skats Dati CTRL+H Atskaites datus attālo sarakstā vai HTML skatā
Drukāt Dati CTRL+P Lietojiet komandu “Skats” lai pārslēgtos uz HTML skatu un tad izdrukātu tās kolonnas un datus kuri ir atskaitē
Saglabāt kā… Dati Saglabā atlasītos datus xls formātā
Ieraksta info Dati CTRL+I Iezīmētā ieraksta izmaiņu un skatīšanas vēsture
Funkcijas Dati ALT+F Atver izvēlātās atskaites funkciju sarakstu
Paņemt Dati ALT+M Izvēlas iezīmēto ierakstu
Pievienot Dati ALT+P Jauna ieraksta pievienošana
Atvērt Dati ALT+A Izvēlētā ieraksta atvēršana
Pārlūks Logs CTRL+B Pārlūka aizvēršana/atvēršana
Janus Logs CTRL+N Atver jaunu pārlūka logu

Filtrs

 Kā lietot filtra formu?
Katrai atskaitei ir iespēja uzstādīt filtru, kur ieķeksēts “Check box” pirms lauka nozīmē, ka uz šo lauku tiks uzstādīts filtrs. Konkrētajā gadījumā Filtrs tiks uzstādīts uz laukiem: Statuss, Ekspeditors, Datums un Reisa veids

 Ja ir vajadzība atskaitē vienlaicīgi atlasīt vairākus konkrētus pasūtījuma numurus
Laukā “Meklēt numuru(us)” vajadzīgos numurus atdaliet ar komatu

  Kā lietot lauku Meklēt
Meklēt laukā programma meklēs jūsu ievadīto vērtību visos svarīgākajos laukos. Piemēram, Klienta pasūtījumā meklēs pēc Numuriem, Klienta, Nosūtītāja, Saņēmēja, Uzkraušanas un piegādes adreses.

 Kā lietot filtra sagataves
Vienlaicīgi vairāku filtra parametru kombināciju varat saglabāt kā filtra sagatavi, piemēram, “Ekspeditoru algas” kur filtrā būs izvēlēts “Rēķina apmaksas datums” par Iepriekšējo mēnesi.

Meklēšanas iespējas

Kādas iespējas var izmantot ar Meklēt lauka palīdzību

Pēc noklusēšanas programma meklēs jūsu izvēlēto vērtību no lauka vērtības sākuma, piemēram, ja meklēsim ielu “upīša” tad programma atlasīs ielu “Upīša iela 20”, bet neatlasīs ielu ar lauka vērtību “Ernesta Birznieka Upīša iela 20”, lai programma atrastu arī ielu “Ernesta Birznieka Upīša iela 20”, tad meklēt laukā ir jāraksta%upīša”

Ja, piemēram, esat piemirsis kā pareizi raksta kādu pilsētas nosaukumu vai arī programmā tā varētu būt ierakstīta savādāk nekā domājat, tad varat lietot simbolu “_” kurš nozīmē, ka “_” vietā var būt jebkurš simbols, piemēram, lai atrastu vārdu “Viļņa” varat meklēt “Vi__na”, šai gadījumā 3., 4. burts var būt jebkāds

Kvadrātiekavās [ ] Lietojiet vairākus iespējamos burtus kādi varētu būt lietoti, piemēram Ja meklēsiet “[CS]heryl” tad programma atradīs vārtus gan Cherlil, gan Sheril, vai piemēram ja meklēsiet vārdu “Up[iī][sš]a” programma atradīs vārdus Upīša, Upiša, Upisa un “Upīsa”

Meklēt sarakstā

Visās atskaitēs pārlūka augšējā labajā stūrī ir lauks kurā programma meklēs jūsu ierakstīto vērtību. Programma meklēs tikai uz ekrāna redzamajās kolonnās un datos, kuri ir atlasīti ar Filtra komandu

Kādas ir meklēšanas iespējas

Ja meklēsiet “cl” programma atlasīs visus ierakstus, kur lauka vārds sākas ar “cl”
Ja meklēsiet “cl% programma atlasīs visus ierakstus kur lauka vārds satur “cl”
Ja meklēsiet “!cl” programma atlasīs visus ierakstus kur lauka vārds nesākas ar “cl”

Kolonnas

Visiem sarakstiem ar komandas Kolonnas Ctrl+K palīdzību ir iespējams mainīt saraksta kolonnas uz ekrāna.

Ja vienā ekrāna formā ir vairāk kā viens saraksts, tad kolonnas var mainīt ar labo peles pogu klikšķinot sarakstā un tad izvēloties komandu “Kolonnas”

Kreisajā pusē ir redzamas programmā pieejamās kolonnas

Labajā pusē ir kolonnas kuras jums būs pieejamas uz ekrāna

Ar bold iezīmētās kolonnas ir noklusētās izstrādātāja piedāvātās kolonnas. Nospiežot komandpogu “Standarta kolonnas” uz ekrāna būs pieejamas izstrādātāja piedāvātās kolonnas

Kā mainīt kolonnu platumu?
Kolonnas Ctrl+K -> Izvēlaties kolonnu kurai mainīt kolonnas platumu

Kolonnu sagataves, kam tas vajadzīgs?
 Dažādiem mērķiem ir nepieciešams analizēt atšķirīgas kolonnas, tāpēc kādiem priekš sevis noteiktiem mērķiem varat saglabāt kolonnas ar “Saglabāt kā…” komandas palīdzību. Un vēlāk jums būs iespēja tās izvēlēties no saraksta

Komanda "Skats"

Datu grupēšana (summas)

Visās atskaitēs ir iespējams datus sagrupēt pēc lietotāja izvēlētiem kritērijiem ar mērķi iegūt kopskatu lai iegūtu lielāku saprašanu par to kas notiek uzņēmumā.

Klienta pasūtījumus var grupēt, piemēram, pēc Ekspeditora un Mēneša tādā veidā iegūstot kopsavilkumu par to kā sadalās uzņēmuma apgrozījums un peļņa pa Ekspeditoriem un mēnešiem

 Kā izmantot datu grupēšanu?
1. Jāsagatavo atskaite par datiem kurus vēlaties grupēt
2. Pārlūkā jāaktivizē komanda “Summas”

3. Jāizvēlas datu grupēšanas kritērijs (1). Ja datu grupēšanas kritēriju nav, tie jāizveido jauns (2)

4. Kolonnas pēc kurām vēlaties atskaites datus analizēt ar komandpogu [Pievienot ->] Pievienojiet kolonnas labajā saraksta, un tad jāsaglabā izveidotais grupēšanas kritērijs. Kolonnām pēc kurām vēlaties datus grupēt ir obligāti jābūt izvēlētām uz ekrāna

5. Sarakstā labajā pusē programma sagrupēs ierakstus pēc jūsu izvēlētajiem kritērijiem. Pārvietojoties pa ierakstiem labās puses sarakstā, kreisās puses sarakstā tiks ielādēti ieraksti kuri ir sagrupēti

MultiSelect darbojas kā kalkulators

Bieži rodas nepieciešamība ātri sasummēt vairāku rēķinu summas vai pasūtījumu, ieņēmumus, peļņu utt. Sasummēt jebkuras summas varat jebkurā pārlūka atskaitē, Kā sasummēt vairāku ierakstu summas?

1. Ar komandu “Multi iezīmes” Ctrl+Y jāaktivizē vienlaicīga vairāku ierakstu iezīmēšanas iespēja sarakstos
2. Līdzīgi kā Excel turot Ctrl vai Shift taustiņus iezīmējiet ierakstus, kuru summas vēlaties sasummēt
3. Pārlūka apakšējā kopsavilkuma joslā tiks sasummētas izvēlēto ierakstu summas (1)

Kā eksportēt datus uz XLS?

Visās pārlūka atskaitēs ir iespēja datus saglabāt xls formātā

Kā eksportēt datus xls?

1. Ar komandu Filtrs Ctrl+F atfiltrējiet vajadzīgos datus
2. Ar komandu Kolonnas Ctrl+K izvēlieties kolonnas, kuras ir nepieciešamas
3. Ar Multi Select, līdzīgi kā xls, iezīmējiet tikai tās rindas, kuras saglabāt xls. Ja neiezīmēsiet nevienu rindu tad tiks saglabātas visas ar Filtru atlasītās rindas
4. Menu ⇒ Dati ⇒ Saglabāt kā…
5. Norādi vietu un faila nosaukumu kur datus saglabāt

Drukāt tikai man vajadzīgo

Kā izdrukāt datus no pārlūka?

1.  Ar komandu Filtrs Ctrl+F atfiltrējiet vajadzīgos datus
2.  Ar komandu Kolonnas Ctrl+K izvēlieties kolonnas, kuras ir nepieciešamas
3.  Ar Multi Select Ctrl+Y), līdzīgi kā xls, iezīmējiet tikai tās rindas, kuras vajag drukāt. Ja neiezīmēsiet nevienu rindu tad tiks drukātas visas ar Filtru atlasītās rindas
4.  Ar komandu Skats Ctrl+H pārslēdzies uz HTML skatu
5.  Ar komandu Drukāt Ctrl+P izdrukā atskaiti

Darbs ar dokumentu formām

Īsceļi (shortcuts)

Nosaukums Atrašanās vieta izvēlnē ShortCut Bilde Paskaidrojums
Taustiņš Tab Pārvietošanās pa formas laukiem
Taustiņi Shift+Tab Pārvietošanās pa formas laukiem atpakaļ gaitā
Taustiņi Ctrl+Tab Pārslēgšanās starp formas lapaspusēm
Taustiņi Alt+Arrow Down Atver drop-down sarakstu ieraksta izvēlei
Taustiņi Shift+Arrow Down Atver drop-down paplašināto sarakstu ieraksta izvēlei
Taustiņi Shift+Arrow Up Atver izvēlēto drop-down ierakstu vai ja ieraksts nav izvēlēts, tad izveido jaunu ierakstu
Taustiņi Alt+ pasvītrotais burts Peles kursors pārvietojas uz lauku label satur pasvītroto burtu
Taustiņi Escape Atceļ izmaiņas atvērtajā formā
Taustiņi Enter Saglabā atvērtās formas datus
Pievienot Komandpoga Pievieno dokumenta satura pozīciju
Atvērt Komandpoga Atver izvēlēto dokumenta satura ierakstu
Dzēst Komandpoga Izdzēš izvēlēto dokumenta satura ierakstu
Apstiprināt Dati Ctrl+R Apstiprina vai atceļ apstiprinājumu dokumentam
Anulēt Dati Anulē vai atceļ anulāciju dokumentam
Dzēst dokumentu Dati Izdzēš atvērto dokumentu
Grāmatot Dati Ctrl+G Grāmato dokumentu
Drukāt Dati Ctrl+P Drukā izvēlēto dokumentu
E-mail Dati Sagatavo e-pastu sūtīšanai

Darbs ar drop-down sarakstiem

Kā drop-down sarakstā atrast vajadzīgo vērtību?
1. Raksiet vajadzīgo vērtību, ja programma automātiski piemeklē vajadzīgo ierakstu, tad tālāk vairs nav jāraksta
2. Klikšķiniet uz drop-down saraksta “trīstūrīti” Alt+DownArrow lai atvērtu sarakstu un izvēlētos vajadzīgo vērtību
3. Ar komandu “Meklēt sarakstā” Shift+DownArrow atvērsies saraksts ar kolonnām, kurā varat izvēlēties vajadzīgo ierakstu un tad ar dubultklikšķi vai komandu Paņemt izvēlieties vajadzīgo ierakstu

Kā pievienot jaunu ierakstu?
Ar komandu “Pievienot jaunu” vai tukšā drop-down sarakstā klikšķiniet ar peles dubulto-klikšķi vai Shift+UpArrow

Kā atvērt un labot ierakstu?
Ar komandu “Atvērt ierakstu” vai izvēloties vajadzīgo ierakstu drop-down sarakstā ar peles dubulto klikšķi vai Shift+UpArrow

Datuma ievade

Datuma ievades formāts ir  diena.mēnesis.gads

Kā ērtāk aizpildīt datuma lauku ar klaviatūru?
Vadot datumu ar klaviatūru ievadot tikai dienu, tad programma pati automātiski aizpildīs aktīvo mēnesi un gadu.
Piemērs: 2 ⇒ Pieliekas galā aktuālais mēnesis un gads ⇒ 02.08.2015
Piemērs: 02 ⇒ Pieliekas galā aktuālais mēnesis un gads ⇒ 02.08.2015
Vadot datumu ar klaviatūru ievadot tikai dienu un mēnesi, tad programma pati automātiski aizpildīs aktīvo gadu
Piemērs: 2.8 ⇒ Pieliekas galā aktuālais gads ⇒ 02.08.2015
Piemērs: 0208 ⇒ Pieliekas galā aktuālais gads ⇒ 02.08.2015
Vadot datumu ar klaviatūru nav jāvada pilns gads
Piemērs: 020815 ⇒ pieliekas galā pilnais gads ⇒ 02.08.2015

Lietojiet Alt+DownArrow vai peles klikšķi uz lauka trīsstūrīša lai izvēlētos datumu no saraksta

Kāpēc datums citreiz iekrāsojas sarkanā krāsā?
Ja datuma lauks ir sarkanā krāsā, tas nozīmē, ka datums nav aktīvajā gadā ar domu lai pievērstu jūsu uzmanību tam ka iespējams ir notikusi kļūda datuma ievadē

Laika ievade

Kā ātrāk un aizpildīt laika laukus

Laika laukam nav jāaizpilda visi cipari, Ja tos neievada tad tos programma aizpilda ar nullēm “0”
Piemērs: 8 ⇒ 08:00
Piemērs: 08 ⇒ 08:00
Piemērs: 1830 ⇒ 18:30
Piemērs: 183 ⇒ 18:03

Zilā krāsā labels

Kāpēc daži lauki ir zilā krāsā?
Ja pirms lauka label ir zilā krāsā, tas nozīmē, ka lauks ir obligātai aizpildāms
Ja pats lauks ir apvilkts ar zilu rāmi tas nozīmē, ka lauks ir obligāti aizpildāms

Kas nosaka, kuri lauki būs obligāti aizpildāmi?
Jūsu uzņēmuma vadība

Pārvietoties pa laukiem

Pievienojot jaunus ierakstus, piemēram, Klienta pasūtījumus starp laukiem iesakām pārvietoties nevis ar peli, bet ar taustiņu Tab, pretējā virzienā pārvietoties pa laukiem var ar taustiņu kombināciju Shift+Tab

Cilvēki bieži ir pieraduši pārvietoties ar taustiņa Enter palīdzību, bet pēc noklusēšanas Enter saglabā atvērto ierakstu. Ja vēlaties izmantot arī Enter taustiņu lai pārvietotos starp laukiem, tad izmainiet iestādījumus: Menu ⇒ Konfigurācija ⇒ Individuālie ⇒ Iestādījumi

Ierakstu tulkošana

Tā kā klienti un piegādātāji runā dažādās valodās, tad arī sarakste ar viņiem ir jāveic dažādās valodās. Tāpēc lai pasūtījumos, rēķinos un e-pastos parādītos Sniegtais pakalpojums, PVN likmes paskaidrojums, mūsu amats klientam saprotamā valodā, datus ir iespējams tulkot.

Kā iztulkot ieraksta lauka vērtību?

1. Atveriet tulkojamo ierakstu
        a. Pakalpojumi : Norēķini ⇒ Saraksti ⇒ Pakalpojumi
        b. Nodokļu saraksts: Kopējie saraksti ⇒ Nodokļu saraksts
        c. Mans amats: Menu ⇒ Palīgs ⇒ Labot mana lietotāja datus
2. Aiz tulkojamā lauka spiediet komandpogu “Tulkot”
3. Ierakstiet vajadzīgo tulkojumu

Ieraksta info

Par katru ierakstu ir pieejama informācija:

  1. kad un kas ierakstu ir pievienojis
  2. kad un kas ierakstu ir atvēris/skatījies
  3. kas un kas ierakstu ir labojis un kādas konkrēti izmaiņas ir veicis

Kā var apskatīt ieraksta informāciju
1. Lietojiet komandu Menu ⇒ Dati ⇒ Ieraksta info Ctrl+I
2. Ja pie ieraksta teksta “Labots ” ir “”***”, tad ar dubulto klikšķi vai ar Enter palīdzību var atvērt papildus informāciju, kur var redzēt, kas uz ko ir labots

Kā izdzēst ierakstu?

Kā izdzēst dokumentu?
1. Lai izdzēstu kādu dokumentu, piemēram, klienta pasūtījumu, atveriet to ⇒ Menu ⇒ Dati ⇒ Dzēst dokumentu.
2. Ja klienta pasūtījumam būs izveidots, piemēram, rēķins vai reiss, kurā klienta pasūtījums ir ielikts, būs jau slēgts, tad programma ierakstu dzēst neļaus.

Papildus iestatījumi

Kā iegūt Google API atslēgu?

Iegūstot savam uzņēmumam Google API atslēgu, varēsiet izmantot Ozols programmas papildus funkcijas:

  • aplūkot kartē iekraušanas un piegādes adreses
  • kartē analizēt redzēt piedāvāto piegādes maršrutu
  • piedāvāt saviem klientiem iespēju kartē izsekot kravas piegādes procesu
  • u.c.

Vai Google piestādīs man rēķinu par šiem Google API izmantošanu?
Google API ir maksas pakalpojums, tomēr Jūs varat izmantot Google API pakalpojumus 200 EUR vērtība katru mēnesi BEZ MAKSAS. Jamaksā tikai par to apjomu, kas pārsniedz šo bezmaksas slieksni. Visbiežāk šie 200 EUR pilnībā nosedz vidēja uzņēmuma vajadzības.
Ar aktuālajām cenām var iepazīties šajā vietnē: https://cloud.google.com/maps-platform/pricing

Kā iegūt Google API atslēgu?
Nepieciešams Google / Gmail konts. Ja nepieciešams to izveidot, dodieties uz https://accounts.google.com

Savukārt API atslēga tiek izveidota šajā vietnē: https://console.cloud.google.com/
1. Pēc autorizēšanās, jāizveido jauns projekts

2. Jāpiešķir projekta nosaukums (bez atstarpēm un bez garumzīmēm)

3. Jāizveido “Norēķinu konts” konts, kurā jāpievieno Jūsu bankas kartes dati (Billing Account)

          


Jāievada debetkartes vai kredītkartes dati:


 

4. Atver sadaļu Google maps / APIs un aktivizē šādus pakalpojumus:

– Geocoding API
– Directins API
– Maps JavaScript API
– Distance Matrix API

                       


Jāklikšķina uz katru no minētajām kategorij ām un jāizvēlas ENABLE

 


5. Izveido API Atslēgu (API Key)


 

Veicot darbības šajā vietnē vienmēr pārliecinieties, ka ir izvēlēts Jūsu izveidotais projekts (zemāk attēlā atzīmēts ar “1”)


 

Šī simbolu virkne ir API atslēga, ko lietosiet, lai piekļūtu Google pakalpojumiem (Ozols sistēmā to varat pievienot ar Cloudex darbinieku palīdzību).


6. Vēlreiz jāatver sadaļa Billing un jāpārliecinās, ka Norēķinu konts ir piesaistīts pie Jūsu izveidotā konta.
Ja tas nav noticis, tad jāizvēlas ‘Link a billing account’.

Un vienlaicīgi vēlams uzstādīt izmaksu budžetu, lai Js saņemtu paziņojumus, ja Google maps pakalpojumi sasniedz konkrētu izzmaksu slieksni.

Jāizvēlas budžeta plāna nosaukums (3), jāiekļauj visi projekti (4) un visi Google produkti (5)

Jānorāda budžeta summa, atstājot ķeksi pie ‘include credits in costs’

Un jānorāda, pie kādām summām vēlaties saņemt brīdinājuma paziņojumus e-pastā.

 


7. Savā Gmail epastā saņemsiet lūgumu iesniegt papildus informāciju. Lūdzu to aizpildiet un apstipriniet, ka piekrītat Google Noteikumiem un Privātuma politikai

Kontakti

Partneri/Kontaktpersonas/Adreses

Kas ir partneri?

Visas fiziskas un juridiskas personas ir partneri.

Partnerus var dalīt pa grupām, kuras jūs iepriekš definējat

Programma pati tos automātiski dala pa sekojošām grupām

Grupa Kādā gadījumā programma atzīmē partneri grupā
Pārbaudīts Ja partnera PVN numuru pārbauda EU PVN reģistrā
Klients Ja uz partneri reģistrē Klienta pasūtījumu
Pārvadātājs Ja uz partneri reģistrē Reisu/Ekspedīciju
Nosūtītājs Ja Klienta pasūtījumā partneris ir izvēlēts kā nosūtītājs
Saņēmējs Ja Klienta pasūtījumā partneris ir izvēlēts kā saņēmējs

Pārējās grupās partneru sadalīšana ir jāveic pašiem lietotājiem.

Atskaitēs un partneru sarakstā pēc grupām ir iespējams partnerus atfiltrēt.

Dažas biežāk izmantotās partneru un kontaktpersonu grupas: Ekspeditor uzņēmums, Gala (tiešais) klients, Saliktās kravas, Pilnās kravas, Sūtīt apsveikumus uz svētkiem, Sūtīt info par akcijām, utt.

Partnera info (F3)

Klienti un piegādātāji ir visa pamats kāpēc pastāv uzņēmējdarbība un programmā arī lielākā daļa centrējas ap viņiem, tāpēc, lai iegūtu ātri vispārēju sapratni par klientu vai piegādātāju iesakām izmantot komandu Menu > Logs > Partnera info F3 no jebkuras vietas programmā.

Esot, piemēram, klienta pasūtījumu atskaitē ja izvēlēsieties komandu Partnera info F3, tad partnera info atvērsies par to klientu uz kura klienta pasūtījumu tai brīdī atradīsies kursors

Esot, piemēram, Reisu/Ekspedīciju atskaitē ja izvēlēsieties komandu Partnera info F3, tad partnera info atvērsies par to pārvadātāju uz kura reisu/ekspedīciju tai brīdī atradīsies kursors

Kāda ir galvenā informācija, kādu iespējams izvērtēt par klientiem?

1. Vidējais izejošo rēķinu apmaksas termiņš dienās
2. Vidējais izejošo rēķinu apmaksas kavējums dienās
3. Nokavētie maksājumi, kopējais parāds
4. Kopējie ieņēmumi, izdevumi, peļņa, uzcenojums (%)
5. Vidējie mēneša rādītāji (ieņēmumi, pasūtījumu sk., LDM)
6. Kopējais pasūtījumu skaits, pieaugums/kritums (%), pēdējā pasūtījuma datums
7. Piegādes un uzkraušanas reģioni

Partneris: Pamatdati

Eiropas savienības uzņēmumiem partnera aizpildīšanu iesakām sākt ar PVN koda lauka aizpildīšanu, un pēc tam spiest uz zilās bultas aiz PVN koda lauka, lai aizpildītu Uzņēmuma nosaukumu, juridisko adresi un uzņēmuma tālruni no EU PVN reģistra

Uzņēmuma veids (piemērā GmbH) ir iznests atsevišķā laukā, lai nosaukumi būtu vienveidīgi un tas ierobežo arī dubulto partneru rašanos un ērtāku partneru meklēšanu

Saziņas valoda: Valodā kāda partnerim būs iestādīta laukā “Saziņas valoda” partnerim tiks sagatavota visa viņa korespondence (Klienta pasūtījums, Transporta pasūtījums, Rēķins, Apmaksas atgādinājumi, utt)

Ir Partnera aprakstā ir 3 tālruņi: 1) Vispārējais uzņēmuma tālruņa numurs 2) Uzņēmuma kontaktpersonas tālrunis 3) Uzkraušanas piegādes adreses tālrunis

Statuss: Klientam ir 5 statusi: 1) Nesadarboties – programma neļaus pievienot Klienta pasūtījumus un Transporta pasūtījumus; 2) Slikti maksā – pievienojot klienta pasūtījumu programma brīdina lietotāju 3) Neitrāls – noklusētais 4) Labi maksā; 5) Ļoti labs

Piezīmes: Laukā jāraksta specifiska informācija brīvā tekstā, kura ir jāņem vērā pie pasūtījuma apstrādes vai pie rēķina izrakstīšanas. Ja partnerim būs aizpildīts piezīmju lauks, tad par to programma brīdinās ar izsaukuma zīmi, klienta pasūtījumā

Kontaktpersonas: Pirmajā sarakstā ir jāpievieno partneru kontaktpersonas. Parasti klientiem tās ir kontaktpersonas kuras dod pasūtījumus. Pārvadātājiem kontaktpersonas kuras atbild par pasūtījuma izpildi. Ja kontaktpersona ir ievadīta pie partnera, tad vēlāk var reģistrēt uz tām pasūtījumus un ir ērti nosūtīt e-pastus.

Adreses: Otrajā sarakstā tiek pievienotas adreses. Klientiem obligāti ir jābūt pievienotai Juridiskajai adresei un pasta adresei ja tā atšķiras no juridiskās adreses, jo tām ir jābūt klienta rēķinā. Pārējās adreses ir Piegādes un uzkraušanas adreses. Ievadot adresi varat izmantot iespēju adresi meklēt un pārbaudīt GoogleMaps, lai to izdarītu Adreses formā spiediet uz lupas pogas pirms ielas lauka

Partneris: Pārējie dati

Banku konti: Pirmajā sarakstā saviem partneriem piegādātājiem/pārvadātājiem varat pievienot bankas kontus, kurus varēs izvēlēties ievadot piegādātāja rēķinus, lai pēc tam tos apmaksājot var importēt un apmaksāt caur interneta banku

Partneru grupas: Otrajā sarakstā atzīmējiet grupas kurās partneris ietilpst. Partneru grupas varat papildināt: CRM (Partneri) > Saraksti > Partneru grupas sarakstā

Pārvadātāja cena par 1km: Ievadot pārvadātāja cenu par 1km programma pati aprēķina Frakta cenu ja Reisā/Ekspedīcijā aizpildāt nobraukto km skaitu

CMR apdrošināšana: CMR apdrošināšanas termiņu var ielikt 2 veidos. 1) Pārvadātājam ieliek vienu CMR apdrošināšanas beigu datumu (izmanto, ja visas pārvadātājs apdrošina visas savas mašīnas) 2) CMR apdrošināšanu var ievadīt katrai mašīnai atsevišķi, to var izmantot gadījumā, ja pārvadātājs neapdrošina visas savas mašīnas ar vienu apdrošināšanas polisi.

CMR apdrošināšanas kontrole tiek veikta pirms reisa/ekspedīcijas saglabāšanas vai atskaitē Kravu pārvadājumi > Atskaites > Termiņu beigas

Rēķinus apmaksā: Ja gadījumā pasūtītājs ir viens uzņēmums, bet rēķinus apmaksā cits uzņēmums, piemēram, mātes uzņēmums. Ja laukā norāda uzņēmumu kurš apmaksā rēķinus, tad klienta rēķinos maksātājs un adrese uz kuru sutām rēķinus tiks ņemta no laukā norādītā partnera

Norēķinu valūta ir noklusētā klienta pasūtījuma apmaksas valūta

Kredīta limits: Ja klientam būs norādīts kredīta limits un tas būs pārsniegts, tad programmu var konfigurēt tā, ka pirms Klienta pasūtījuma saglabāšanas programma brīdina, ka ir pārsniegts kredīta limits  vai aizliedz Klienta pasūtījuma ievadi

Sadarbības līguma numurs: Ja lauks ir aizpildīts, tad tas tiks parādīts Klienta pasūtījuma izdrukā

Apmaksas termiņš ir klientiem noklusētais rēķinu apmaksas termiņš

Sūtīt rēķinus tikai uz e-pastu. Ja būs ieķeksēts ķeksis Sūtīt rēķinus tikai uz e-pastu, tad klienta pasūtījumos rēķina nosūtīšanas e-pasta komandpoga būs apvilkta ar sarkanu rāmi

Drukāt rēķinus ar parakstu: Ka konfigurācijā ir norādīts, ka rēķinos tiek drukāts skanēts menedžera paraksts ar uzņēmuma zīmogu vai ir rinda “Rēķins ir sagatavots elektroniski un tas ir derīgs bez paraksta”, tad ieķeksējot ķeksi “Drukāt rēķinus ar parakstu” rēķinā būs brīva vieta menedžera parakstam ar uzņēmuma zīmogu

Partneris: Citi

Pirmajā sarakstā varat atzīmēt kāds transports pieder vai izmanto pārvadātājs. Transporta tipus var pievienot sarakstā: Kravu pārvadājumi > Saraksti > Transporta tipi

Otrajā sarakstā Pārvadātājiem un Šoferiem ir iespējams pievienot dažādus termiņu beigu datumus. Termiņu veidus varat pievienot sarakstā: Kravu pārvadājumi > Saraksti > Termiņu veidi

Termiņu veidu piemēri: Šofera vadītāja apliecība, šofera 95. kods, šofera medicīniskā izziņa, šofera arodārsta izziņa, šofera ceļojumu apdrošināšana, šofera Pase, vai ID karte

Partneris: Pievienotie faili

Partnera apraksta lapaspusē ir iespēja saglabāt dažādus failus. Piemēram pārvadātājam varat pievienot ADR atļauju, CMR apdrošināšanas polisi, sertifikātus, u.c. failus

Ja pārvadātājam būsiet pievienojuši kādus failus, tad šos failus no Klienta pasūtījuma varēsiet ērti nosūtīt savam klientam, piemēram, klientam nosūtīt pārvadātāja ADR atļauju vai CMR apdrošināšanu

Dubulto partneru apvienošana

Ne reti gadās, ka viens un tas pats uzņēmums būs ievadīts vairākas reizes. Kā atbrīvoties no dubultajiem uzņēmumiem?
1. Lai apvienotu divu uzņēmumu datus vienā, tad tiem abiem uzņēmumiem ir jāievada viens un tas pats PVN numurs. Tāds nosacījums ir radīts drošības apsvērumu dēļ.
2. Sarakstā: CRM (Partneri) ⇒ Saraksti ⇒ Partneri izvēlieties Partneri kuru dzēst un spiediet Del taustiņu vai atveriet partnera kartiņu un spiediet komandpogu “Apvienot partnerus ar dzēšanu” (tā ir komandpoga pa kreisi no komandpogas Saglabāt)


3. Atzīmējiet uzņēmumus kurus apvienot
4. Spiediet komandpogu “Aizstāt un dzēst”

Kā atrast dubultos partnerus?
1. Sagrupēt datus pēc Nosaukuma vai PVN numura. Kā to darīt skatīt: Datu grupēšana (Summas)

2. Ja uzņēmuma nosaukums būs ievadīts divas reizes, tad kolonnā “Skaits” būs lielāks par 1. Novietojiet peles kursoru uz ieraksta un sarakstā, kurš ir kreisajā pusē redzēsiet uzņēmumus ar vienādiem nosaukumiem
3. Sakārtojiet datus sarakstā pa kreisi un pārbaudiet uzņēmumus līdzīgiem nosaukumiem

Darbs ar potenciālajiem klientiem

Partneris: Pārdošana

Lapaspusē “Pamatdati” ir iespējams reģistrēt vispārīgu informāciju, piemēram, Uzņēmuma nosaukums un kontaktinformācija, tad lapaspusē “Pārdošana” specifiska informācija saistībā ar klientu piesaisti

Klienta menedžeris: Klienta menedžeris ir tas kurš rūpējas par potenciālo klientu piesaisti un esošo klientu noturēšanu. Ja klienta pasūtījumus izpilda (veic piegādes) kāds cits menedžeris, tad klienta menedžeris ir tas kurš papildus nes atbildību lai klienta pasūtījums tiktu izpildīts kvalitatīvi.

Klientu pasūtījumu atskaitē ir iesējams atlasīt izvēlētajā periodā klienta menedžera klientu pasūtījumus, lai izvērtētu klienta menedžera darbību un izvērtētu vai aprēķinātu tā atalgojumu.

Kravas no, Kravas uz: partnera kartītē var reģistrēt no kurienes uz kurieni partnerim tiek vestas kravas. Parasti to reģistrē potenciālajiem vai jaunajiem klientiem, jo esošajiem klientiem no pasūtījumu vēstures tiek noteikts no kurienes uz kurieni kravas tiek vestas. Šī informācija tiek vēlāk izmantota Klientu analīzes atskaitēs, kur var nepieciešamības gadījumā atrast partnerus kuriem mēdz būt kravas vietā, kur jums šobrīd ir nepieciešama kāda krava.

Pārdošanas piezīmes: Raksta galveno informāciju brīvā tekstā par potenciālo vai esošo klientu, kuru labi ņemt vērā veidojot attiecības. Piemēram sezonalitāti, maksāt spēju, attieksmi, utt.

Klienta kategorija: Klientu kategoriju sarakstu varat veidot paši un lietot to pēc saviem ieskatiem

Kampaņa: Kampaņu sarakstu varat veidot paši un lietot to pēc saviem ieskatiem. Kampaņu klasifikatoru varat atrast: CRM (Partneri) > Saraksti > Kampaņas. Kampaņas būtība ir reģistrēt un analizēt veidus kā klients pie mums ir atnācis.

Aktivitāšu vēsture: Apakšējā sarakstā parādās visas ar partneri veiktās aktivitātes un saistītie pasūtījumi. Aktivitātes parasti ir veiktie zvani, nosūtītie cienu piedāvājumi, tikšanās. Saistītie pasūtījumi ir tie kur partneris ir reģistrēts  klienta pasūtījumā kā Klients, Nosūtītājs, Saņēmējs, Kraušanas vai piegādes vieta. Ar dubulto klikšķi uz ieraksta ir iespējams atvērt Aktivitāti vai saistīto Klienta pasūtījumu

Jauna aktivitāte

Jauna aktivitāte: Par esošo vai potenciālo klientu varat reģistrēt visu aktivitāšu vēsturi, piemēram: zvanītie/saņemtie zvani, nosūtītie cenu piedāvājumi, tikšanās.

Darbā ar potenciālajiem klientu pasūtījumiem vienā formā reģistrējam divas aktivitātes

  1. Aktivitāte: šobrīd izpildītais uzdevums/aktivitāte, piemēram, sazvanīts potenciālais klients, teica ka šobrīd gravas nav, bet varētu būt pēc 3 mēnešiem
  2. Nākamā plānotā aktivitāte: Plānotā aktivitāte pēc 3 mēnešiem, kur reģistrējam uzdevumu kas ir jāveic, laiku kad tas jādara (atgādinātājs), kontaktpersonu kurai jāzvana. Aktivitāti varu adresēt sev vai arī kādam no kolēģiem

Aktivitāšu kalendārs

Darbu ar potenciālajiem klientiem programmā dalām divās daļās

  1. Identificēt ar kuriem potenciālajiem klientiem strādāt
    • Ja par potenciālo klientu programmā nav datu, tad programma jums nepalīdzēs. Atrodiet to kā savādāk un tad reģistrējam to programmā
    • Jo vairāk informācijas jums būs par potenciālajiem un esošajiem klientiem, jo programma jums vairāk varēs palīdzēt piesaistīt un noturēt esošos klientus. Piemēram, varat reģistrēt sezonalitāti izmantojot partneru grupas. Klientu kategorijas lai saprastu cik kravas viņiem mēdz būt un cik daudz no partnera kravām mēs vedam. Lietojiet Kampaņas lai saprastu kā jaunie klienti jūs atrod. Potenciālo pasūtījumu atrašanai izmantojot programmā esošos datus izmantojiet atskaiti: Kravu pārvadājumi > Atskaites > Klientu analīze. Tur variet filtrēt un kārtot datus pēc jums interesējošiem laukiem lai atrastu klientus, kuri varētu būt par jums aizmirsuši.
  2. Ja esat identificējis ar kuru potenciālo klientu strādāt un esat to reģistrējis kā partneri programmā tad veidojiet uz partneri pirmo aktivitāti Menu > Dati > Jauna aktivitāte Ctrl+Q lai ieplānotu vai veiktu nākamo aktivitāti ar potenciālo klientu.
  3. Ja esat izveidojis un ieplānojis jaunu aktivitāti, tad programma jums par tām atgādinās. Un pārdevējiem ikdienas darbam iesakām izmantot atskaiti “Aktivitāšu kalendārs” F8 kurā jānorāda Ekspeditors un Nākamais kontakts līdz un programma priekš jums atlasīs visas iepriekš ieplānotās veicamās aktivitātes kuras jāveic līdz jums norādītajam datumam

4. Izvēlieties potenciālo klientu, ar kuru vēlaties kontaktēties > apakšējā sarakstā ielādēsies visa aktivitāšu un saistīto pasūtījumu vēsture

5. Iedziļinieties klienta vēsturē un tad veriet vaļā no aktivitāšu vēstures pēdējo saplānoto aktivitāti, lai to izpildītu un saplānotu nākamo aktivitāti.

Pārdevēju darba analīze

Pasūtījumi

Klientu pasūtījumi

Lauki zilā krāsā

Klienta pasūtījuma formā, kā arī citās formās daļa laukiem label ir iekrāsots zilā krāsā, kas nozīmē, ka lauks ir jāaizpilda obligāti.

Ja ir vajadzība kādu lauku noņemt kā obligāto vai kādu pielikt kā obligāto
Sazinieties ar programmas ieviesēju, viņš jums samainīs obligāto lauku konfigurāciju atbilstoši jūsu prasībām

Klienta pasūtījuma lauki

Ekspeditors: Atbildīgā persona pret klientu par uzdevuma izpildi (kravas piegādi)

Pasūtījuma datums: Datums, kurā ir saņemts klienta pasūtījums

Pasūtījuma veids: Standarta – Viena uzkraušanas un viena piegādes vieta; Multibooking – Vairākas uzkraušanas vai piegādes adreses

Statuss: Piedāvājums – Pārdevējs ir dabūjis pasūtījumu, kurš ir jānodod atbildīgajam par kravas piegādi; Apstiprināts – Ir vienošanās ar klientu vai pārdevēju, ka kravu vedam; Problēmas – Kravas piegādes procesā ir kādas problēmas; Uzkrauts – Krava ir ceļā; Piegādāts – statuss ieliekas automātiski, kad ir ielikts pēdējās piegādes faktiskais datums; Samaksāts – Ir izrakstīts un apmaksāts rēķins; Atcelts – Pasūtījums ir atcelts

Pasūtījuma numurs: Tas ir jūsu uzņēmuma iekšienē unikāls pasūtījuma numurs, kuru dod programma automātiski

Klienta reference: Nereti klienti arī numurē savus pasūtījumus un prasa viņu pasūtījumu numuru norādīt viņiem izrakstītajā rēķinā. Klienta reference = Klienta pasūtījuma numurs

Kraušanas reference: “Loading reference”

Klients: Klients kurš pasuta kravas piegādi.  Lai pievienotu vai atrastu jaunu klientu spiediet uz komandpogas pēc klienta lauka . Sīkākai informācijai skatieties “Darbs ar drop-down sarakstiem”

Klienta lauka krāsu nozīme: Zaļā krāsa – Klients ir pārbaudīts PVN reģistrā, kuram ir atzīmēta grupa “Pārbaudīts”; Oranža krāsa – Klientam ir ielikts statuss “Slikti maksā”; Sarkana krāsa – Klientam ir ielikts statuss “Nesadarboties”

Klienta label krāsu nozīme (1): Oranžs – Klientam nav noteikts kredīta limits, un laikā nav apmaksāti rēķini; Sarkans – Klientam ir noteikts kredīta limits un tas ir pārsniegts. !!! – Nozīmē, ka ir statuss “Nesadarboties”.

Izsaukuma zīme pirms klienta lauka (2): Izsaukuma zīme parādās ja klienta aprakstā ir ierakstītas piezīmes. Uzbraucot ar peles kursoru virs izsaukuma zīmes programma parādīs piezīmes no klienta apraksta

Uzbraucot ar peles kursoru virs label “Klients” (3) tiek parādīts statuss, kredīta limits un laikā neapmaksātā summa

Uzklikšķinot ar peles kursoru uz label “Klients” F3 tiek atvērta partnera info forma, kur var redzēt detalizētāku informāciju par izvēlēto klientu

Kontaktpersona: Klienta kontaktpersona kura veic kravas pasūtījumu

Iekšējās piezīmes: Piezīmes brīvā tekstā, kuras paliek uzņēmuma iekšienē

Piezīmes pārvadātājam: Papildus specifiska informācija kura ir jāzina pārvadātājam. Piezīmes būs redzamas transporta pasūtījumā

Kravas nosūtītājs + kravas nosūtītāja kontaktpersona

Uzkraušanas adrese: Skatīt: Uzkraušanas vai piegādes adreses izvēle un labošana

Kravas saņēmējs + kravas saņēmēja kontaktpersona

Piegādes adrese: Skatīt: Uzkraušanas vai piegādes adreses izvēle un labošana

Imports/Eksports: Ja krava iet virzienā prom no jums, tad tas ir eksports, ja nāk atpakaļ, tad tas ir imports. Lauks ir vajadzīgs priekš plānošanas (Ekspeditora darba virsma F8 > Plānošana)

Piekabes tips: Klasifikators ir maināms , t.i. to varat papildināt atbilstoši savām vajadzībām. Klasifikators ir atrodams: Kravu pārvadājumi > Saraksti > Transporta tipi

Ieņēmumi no klienta: Laukā ieņēmumi no klienta ir jāievada summa bez PVN, kuru jāmaksā klientam. Ja gadījumā pasūtījuma izpildes laikā summa mainās, piemēram, papildus nopērk muitas deklarācijas noformēšanu, tad jāmaina ir arī lauka “Ieņēmumi no klienta” vērtība

Apmaksa: Rēķina izejošā rēķina apmaksas dienas. Klienta noklusēto apmaksas dienu vērtību var mainīt  Partneris > lapaspuse “Pārējie dati” > Apmaksas termiņš

PVN likme: Izvēloties PVN likmi un tad uzbraucot ar peles kursoru virs lauka  redzēsiet PVN likmes Pantu. PVN likmes var mainīt sarakstā: Kopējie saraksti > Nodokļu saraksts

Inkoterms: Sarakstu var mainīt: Kopējie saraksti > Incoterms\\Piegādes nosacījumi. Otrs lauks ir paredzēts vietas ievadei

Rēķins klientam: skatīt sadaļu: Izejošo rēķinu izrakstīšana

Dati par kravu: Vienam klienta pasūtījumam kopējo kravas apjomu var ievadīt vairākās pozīcijās, piemēram, 1 EPL, 3 Box (1m x 0.8m x 0.5m), utt. Tik cik kravai ir dažādas pozīcijas tik rindas vajag ievadīt. Detalizētākai informācijai skatīt punktu: Kravas apjoma ievade

Pasūtījuma izpilde: Klienta pasūtījuma apakšējā sarakstā ir redzami visi sakarā ar klienta pasūtījumu sniedzamie pakalpojumi. Piemēram, ja kravu ekspeditējam, tad lielākoties būs tikai viens pakalpojums “Frakts”. Vēl var būt situācijas, kad krava iet caur vairākiem termināliem, kā tas ir redzams augstāk piemērā. Ja krava, piemēram, iet uz Krieviju, tad varam kilientam sniegt muitas deklarācijas noformēšanas pakalpojumu, vai kravas apdrošināšanu, utt.

Uzkraušanas vai piegādes adreses izvēle un labošana

Uzkraušanas un piegādes adreses izvēle sastāv no Uzņēmuma kurā krava jāuzkrauj (B) un adreses, kurā krava ir jāuzkrauj (D)

Ērtākai un ātrākai uzņēmuma un kraušanās adreses izvēlei iesakām izmantot meklētāju (A), kur programma meklēs kraušanās adresi gan programmas esošajā datu bāzē, gan goole maps kartē. Ja adrese būs ievadīta programmā, tad atliek to izvēlēties, savādāk ērti var pievienot jauno adresi. Detalizētāk par adreses meklētāju sīkāk skatīt punktu: Kraušanas adreses meklēšana Google

Ja esiet pārliecināts, ka kraušanās adrese ir datu bāzē, tad iespējams ātrāk to būs izvēlēties kraušanās adreses uzņēmumu (B) un ja uzņēmuma ir reģistrētas vairāk kā viena adrese, tad jāizvēlas ir arī adrese, ar peli klikšķinot uz trīsstūrīša adreses lauka galā (D) un tad izvēloties vajadzīgo adresi (E)

Ja kraušanās vai piegādes adrese nav iepriekš bijusi reģistrēta, tad to variet pievienot vai nu caur adreses meklēšanas formu (A) vai komandpogu (C)

Ja kraušanas vai piegādes adrese ir nepilnīgi zināma?
1. Iesakām izveidot vienu partneri ar nosaukumu “pēc CMR”, un izvēlēties to
2. Adresi nevajag saglabāt partnera aprakstā, lai “nepiesārņotu” datu bāzi, bet izvēlēties komandu “Labot adresi” (E) vai lietojiet dubult-klišķi adreses laukā

Kraušanas adreses meklēšana Google

Ātrai un ērtai Uzkraušanas un Piegādes adreses meklēšanai, izvēlei, pārbaudei un saglabāšanai izvēlieties adreses meklēšanas režīmu (A)

Pirmo formas lauku (A) varat izmantot adreses meklēšanai vai pievienošanai

Meklētājs atrod gan datu bāzē reģistrētās adreses (B), kuras būs saraksta augšgalā, gan no google maps (C)

Ja klients adresi ir atsūtījis elektroniski
Tad jaunu adresi visātrāk pievienot būs kopējot adresi no klienta atsūtītā pasūtījuma laukā (A), kur jāievēro lai katra rindiņa būtu savā vietā

Kā meklēt adresi?
1. Pirmajā laukā (A) varat meklēt gan pēc adreses, gan uzņēmuma nosaukuma
2. Ja izdodas atrast pilnu vajadzīgo adresi, tad Izvēlieties to (B) (C) un spiediet komandpogu [Saglabāt]
3. Ja adrese ir atrasta daļēji, tad izvēlieties no saraksta vajadzīgo adresi (B)(C), tad aizpildiet atlikušos laukus un spiest komandpogu [Saglabāt]

Vairākas kraušanas vai piegādes adreses

Ja klients vienā pasūtījumā iedevis vairākas kraušanās un/vai piegādes vietas, tad Pasūtījuma veids ir jāizvēlas “Multibooking” (A).

Izvēloties Pasūtījuma veidu “Multibooking” (A) parādīsies iespēja pievienot papildus uzkraušanas (C) un papildus piegādes (D) adreses.

Ievadot vairākas pasūtījuma uzkraušanas un piegādes adreses, starp tām var pārslēgties lietojot izvēlni (B)

Kā pareizi ievadīt Ieņēmumus no klienta?
Ja visas “multibooking” kravas tiek vestas ar vienu mašīnu, tad visus ieņēmumus no klienta varat nesadalīt pa pasūtījumiem, bet ja pasūtījumu ved vairākas mašīnas, tad ieņēmumus no klienta vajag sadalīt pa kravām, lai pareizi aprēķinātos reisa rentabilitātes.

Kā ielikt kraušanas un piegādes laiku intervālu?

Uzbraucot ar peles kursoru virs “label” “Plānots uzkraut” vai “Plānots piegādāt” parādās “Pirksts” un “label” tiek pasvītrots. Klikšķiniet uz “Label” un atvērsies forma ar iespēju izvēlēties kraušanas piegādes datuma intervālu


Kravas apjoma ievade

Iepakojumu skaits: Iepakojumu veidu sarakstu varat mainīt atbilstoši uzņēmuma vajadzībām, to var atrast:  Kravu pārvadājumi > Saraksti > Iepakojumu veidi.

Iepakojuma izmērs: Iepakojuma izmēri ir jānorāda metros. Standarta iepakojumiem, piemēram, EuroPL, vai FinPL noklusētos izmērus var definēt iepakojuma veidu aprakstā, tad izvēloties iepakojuma veidu iepakojuma izmēru lauki aizpildās automātiski

Stackable: Ja paletes var kraut vienu virs otras, tad norādiet cik paletes var kraut vienu virs otras, šī informācija arī tiks atspoguļota pasūtījumā pārvadātājam. Vērtība tiek ņemta vērā automātiski aprēķinot ldm

Kravas nosaukums: Ko saturēs iepakojumi

Broto svars, kg: Jānorāda pozīcijas bruto svars kg

Aizņemtā vieta, ldm: Standarta iepakojumiem noklusēto ldm vērtību varat norādīt Iepakojumu veidu klasifikatorā, tādā gadījumā izvēloties iepakojumu daudzumu un veidu lauks aizpildīsies automātiski. Tāpat programma ņems vērā lauka Stackable vērtību un pēc noklusēšanas samazinās ldm vērtību

Tilpums, m3: Ievadot iepakojuma izmērus tilpuma lauks tiek aprēķināts automātiski

Frakta svars, kg: Frakta svaru vēl tautā sauc par “Chargeable Weight”, kas precīzāk apzīmē lauka būtību. Tas ir svars kurš ir jāņem vērā aprēķinot savus ieņēmumus un izdevumus. Frakta svaru programma aprēķina automātiski, pieņemot, ka 1ldm = 1850kg un 1m3 = 300kg rezultātā programma ņem vērā ievadīto Bruto svaru, kuru salīdzina norādītos ldm * 1850kg un m3 * 300kg, kur Frakta svars būs lielākais no visām trim vērtībām.

Ja, piemēram, vienā mašīnā/reisā būs vairākas kravas, bet uz visu reisu būs kopēji izdevumi, tad izdevumi pa klienta pasūtījumiem tiks sadalīti proporcionāli ievadītajam Frakta svaram

Stat.nr.: Statistical number tiek attēlots CMR 10.ailē, ja to drukājat no programmas

Temperatūra no … līdz: Temperatūra, kādu klients prasa nodrošināt

ADR: Uzbraucot ar peli virs katra lauka var izlasīt kas katrā laukā ir jāievada

Saglabāt un Jauns: Ja Klienta pasūtījumā ir jāievada vairākas kravas datu pozīcijas, tad var ieekonomēt klikšķus un izvēlēties komandpogu “Saglabāt un Jauns”

Reiss vai pasūtījums pārvadātājam

Klienta pasūtījumā apakšējais saraksts ir paredzēts visiem pakalpojumiem, kuri ir jāsniedz klientam sakarā ar kravas piegādi.
Pievienojot jaunu klienta pasūtījumu, apakšējā sarakstā automātiski pievienosies pakalpojums (Frakts no uzkraušanas līdz piegādes adresei). Ja krava iet caur terminālu, tad kā zemāk piemērā redzams, būs divi pakalpojumi. Papildus tam var būt pārkraušanas darbi, vai muitas deklarācijas noformēšana, utt.

Kā uztaisīt pasūtījumu pārvadātājam/piegādātājam vai reisu savai mašīnai

1. Ar peli jāizvēlas pakalpojuma rindiņa kuri izveidot pasūtījumu
2. Jāspiež komandpoga [Pievienot ekspedīciju]
3. Ja iepriekš pasūtījums jau ir bijis izveidots, tad jāizvēlas [Esošā] savādāk [Jauns]
4. Sīkāk par Pasūtījuma izveidi skatīt punktu: Reisi/Ekspedīcijas
Klienta pasūtījuma pakalpojumam izveidojot pasūtījumu vai ieliekot to jau esošā sarakstā paradīsities “Ekspedīcijas numurs” (B), kā arī Transports un Piegādātājs

Piegādes caur termināliem

Ja krava iet caur vienu vai vairākiem termināliem/noliktavām, tad
1. Noliktavai/Partnerim caur kura noliktavu krava iet ir jābūt atzīmētai grupai “Termināls”. Ja tas iepriekš nav izdarīts,
     a tad aizejiet uz sarakstu CRM (Partneri) > Saraksti > Partneri
     b Atrodiet un atveriet partneri
     c Partnera aprakstā (A) > lapaspuse Pārējie dati > atzīmējiet grupu “Termināls”

2. Atveriet klienta pasūtījumu, kurš iet caur terminālu
3. Apakšējā sarakstā komandpoga [Pievienot] (A) > [Piegāde caur terminālu] (B)

4. (A) jāizvēlas kuru posmu pievienot

Termināls: Jāizvēlas Termināls un termināla adrese (B) caur kuru krava tiks vesta
Lokālā piegādes cena: Ja kravu vedīsiet ar savu mašīnu vai izdevumu cena vēl nav zināma, tad Lokālās piegādes cenu varat ievadīt vēlāk
Reisa/Ekspedīcijas numurs: Ja ir zināms kas kravu piegādās, tad varat jau šai vietā izvēlēties riesu/ekspedīciju ar kuru kravu vedīsiet, savādāk lauku jāatstāj tukšu. Vairāk par reisa/Ekspedīcijas numura izvēli skatīt punktu: Reisa/ekspedīcijas numura izvēle
Kā vienlaicīgi atzīmēt vairākas kravas, piegādei caur terminālu?
To var izdarīt no Reisa/Ekspedīcijas > Turot Ctrl taustiņu ar peli atzīmēt kravas kuras ies caur vienu terminālu > Pievienot > Piegāde caur terminālu

Vietas no kurām vēl var izveidot piegādi caur terminālu
Ekspeditora darba virsma (F8) > lapaspuse “Plānošana” > Labā peles poga uz izvēlēto kravu > Piegāde caur terminālu

Papildus pakalpojumi

Izpildot pasūtījumus nereti klienta pasūtījuma izpildes ietvaros tiek sniegti papildus pakalpojumi, piemēram: Kravas apdrošināšana, Pārkraušanas pakalpojumi, Eksporta deklarācija, Muitas pakalpojumi, Dīkstāve, Uzglabāšana noliktavā, u.c.

Kā pievienot papildus pakalpojumus?

Apakšējā sarakstā komandpoga [Pievienot] (A) > [Papildus pakalpojums] (B)

Ekspedīcijas Nr: Reisa/Ekspedīcijas/Pasūtījuma numurs, vairāk par reisa ekspedīcijas numura aizpildi skatīt punktu: Reisa/ekspedīcijas numura izvēle

Secība reisā: Ja vienā reisā/ekspedīcijā/pasūtījumā ir vairāki sniedzamie pakalpojumi, tad šis būs secības numurs.

Pakalpojums: Jāizvēlas pakalpojums no klasifikatora, kurš parādīsies rēķinā. Papildus par vērtības izvēli skatīt punktā: Darbs ar drop-down sarakstiem. Pievienojot jaunu pakalpojumu tas ir jāiztulko tajās valodās, kurās rēķins tiek izrakstīts, par tulkošanu skatīt punktu: Ierakstu tulkošana

Pakalpojuma piezīmes: Papildus teksts, kurš ir jāattēlo izejošajā rēķinā

Pakalpojuma periods no … līdz: Pakalpojuma periods tiek attēlots rēķina izdrukā

Pakalpojumu iekļaut izejošā rēķinā: Ja sniegto pakalpojumu vēlaties lai tas tiktu iekļauts klientam rēķināt, tad jāaizpilda lauki priekš izejošā rēķina

Pakalpojuma ieņēmumus un izdevumus attiecināt uz kravas galveno ekspedīciju: Pēc noklusēšanas ‘pakalpojumā norādītie ieņēmumi un izdevumi tiek attiecināti uz Reisu ekspedīciju kurā pakalpojums ir ievietots. Ja ieņēmumus un izdevumus vajag attiecināt uz Klienta pasūtījuma galveno reisu/ekspedīciju (apzīmēts ar Nr. 0), tad jāieķeksē šis “ckeckbox”

Ienākošais rēķins: Jāaizpilda plānotie izdevumu lauki.

Reisa/ekspedīcijas numura izvēle

Ekspedīcijas gadījumā Iespējams visbiežāk Jauns reiss vai ekspedīcija tiek pievienota caur Klienta pasūtījuma komandpogu [Pievienot ekspedīciju] (A) > Jauna(C)/Esoša(D)

Taču Klientam sniedzamo pakalpojumu reisam pievienot var arī pievienojot vai atverot pakalpojumu aizpildot Reisa/Ekspedīcijas Nr. lauku

Ja reiss/ekspedīcija nav apstiprināts/slēgts, tad tajā var ielikt kādus citus Klientu pasūtījumu pakalpojumus

Kā pievienot jaunu reisu/ekspedīciju?
 Reisa/Ekspedīcijas Nr. laukam ir jābūt tukšam un tad izmantojot Dbl-click Reisa/Ekspedīcijas laukā

Kā atvērt Reisu/Ekspedīciju?
 Reisa/Ekspedīcijas Nr. jābūt izvēlētam un tad izmantojot Dbl-click Reisa/Ekspedīcijas laukā vai Spiediet uz komandpogas [B]

Kā izvēlēties Reisa/Ekspedīcijas Nr.?
1.  Reisa/Ekspedīcijas Nr. laukam ir jābūt tukšam un tad Spiediet uz komandpogas [B]
2.  Ierakstīt reisa numuru ar roku
3.  Sava reisa izvēles gadījumā Reisa/Ekspedīcijas nr. laukā varat rakstīt arī mašīnas numuru
4.  Domestic reisa izvēles gadījumā Reisa/Ekspedīcijas nr. laukā varat rakstīt arī pārvadātāja kodu
5.  Var izmantot Ekspeditora darba virsmu (F8) lapaspuses Plānošana un Piegādes caur terminālu lai reisos ekspedīcijās ievietotu Klientu pasūtījumu pakalpojumi.

Pasūtījuma nosūtīšana klientam

Ja gadījumā klients pasūtījumu ir atsūtījis neformāli (skype, e-pastā, pa telefonu), tad jums ir iespēja sagatavot un Klienta pasūtījumu klienta vietā. Lai to izdarītu jums ir jāievada programmā Klienta pasūtījums un tad varat to

  1. Izdrukāt. Lai izdrukātu lietojiet rīku joslas komandpoga [Drukāt] > Klienta pasūtījums vai caur Lapaspusi Korespondence
  2. Nosūtīt pa e-pastu. Lai e-pastu lietojiet rīku joslas komandpoga [E-mail] > Klienta pasūtījums caur Lapaspusi Korespondence
  3. Nosūtīt pa skype linku. Lai to izdarītu lietojiet rīku joslas komandpoga [Drukāt] > Klienta pasūtījums > nokopējiet pasūtījuma adresi URL un nosūtiet to klientam

Online kravas statusu atjaunošana

Kādas ir klienta pasūtījuma statusu mainīšanas iespējas?
1. Automātiski: pamatojoties uz automašīnas atrašanās vietu (ielādējot daus no mašīnu GPS navigācijas sistēmas)
2. Daļēji-automātiski :
     – Caur šofera aplikāciju (iOzols), ko var lietot gan šoferis, gan pārvadātāja menedžeris.
     – balstoties uz menedžera ievadītajiem uzkraušanas/piegādes datumiem (Ozols vai iOzols)
3. Manuāli : nomainot šo pazīmi Ozolā klienta pasūtījuma logā

Automātiska kravu statusa maiņa :
     – Tuvojas uzkraušanas adresei
     – Ieradies uzkraušanas adresē
     – Krava uzkrauta
     – Tuvojas piegādes adresei
     – Ieradies piegādes adresē
     – Krava piegādāts

Ozols periodiski ielādē mašīnu atrašanās vietas no navigācijas sistēmas un salīdzina attālumu no mašīnas atrašanās vietas līdz mašīnā ievietoto kravu uzkraušanas un piegādes adresēm.

Ja mašīna ir pāris km attālumā no kraušanās adreses, Ozols reģistrē datumu ar laiku kad mašīna ir pietuvojusies kraušanās adresei un samaina Klienta pasūtījuma statusu uz “Tuvojas kraušanās adresei”


Ja mašīna ir tuvāk par 200 m no kraušanās adreses, Ozols reģistrē datumu ar laiku kad mašīna ir ieradusies kraušanās adresē un samaina Klienta pasūtījuma statusu uz “Ieradies kraušanās adresē”

Ja mašīna ir attālinās no kraušanās adreses vairāk par 200 m, Ozols reģistrē datumu ar laiku kad mašīna ir krava uzkrauta un samaina Klienta pasūtījuma statusu uz “Uzkrauts”

Analoģiski tiek reģistrēti kravas piegādes statusi.

Svarīgi ņemt vērā : lai sistēma strādātu,
– Kraušanas un piegādes adresei ir jānorāda GPS koordinātes.
– Ozolā jāsaglabā piekļuves datus kravas mašīnu navigācijas sistēmu aplikācijām (Mapon, BalticGPS, SkyFMS, u.c.)

Informēšana par kravas piegādes statusu

No programmas ir iespējams nosūtīt dažādus informatīvus e-pastus kravas izpildes statusa laikā

  1. Info e-pasts klientam par kravas pieņemšanu
  2. Info e-pasts kravas nosūtītājam
  3. Info e-pasts kraušanās adresei
  4. Info e-pasts klientam par kravas uzkraušanu
  5. Kravas izsekošanas e-pasts (regulārs info par kravas atrašanās vietu)
  6. Info e-pasts klientam par plānoto un faktisko kravas piegādi
  7. Piesaistīto dokumentu nosūtīšana (CMR, CMR apdrošināšana, ADR atļaujas, u.c.)

Nosūtīt informatīvos e-pastus var divos veidos

1. Rīku joslas komanda > Mail > izvēlieties nepieciešamo e-pasta veidu > Komandpoga [Kam…] (A) > izvēlieties vajadzīgo e-pastu (B)

2. Klienta pasūtījumā lapaspuse > Korespondence (A) > Izvēlieties e-pasta veidu (B) > komandpoga [Mail] (C) > izvēlieties kam sūtīt (D)

Sarakstā (E) var redzēt visu nosūtītos e-pastus

Rādīt klientam mašīnas atrašanās vietu

Kā klientam auto atrašanās vietu rādīt ierobežotā laika periodā?
1. Klikšķis labajā augšējā stūrī uz pogas un tālāk jāizvēlas Jauns ieraksts

2. Janodefinē periods, kurā informācija par kravas auto atrašanās vietu būs pieejama klientam.
3. Jāizvēlas infromācijas atspoguļošanas veids (kartē vai arī tikai tekstā) un Saglabāt

Iespējams nodefinēt vairākus posmus, kuros klients varēs aplūkot auto/kravas atrašanās vietu kartē, piemēram, šādu divu ierakstu kombināciju:

  • no brīža, kad auto tuvojas iekraušanas adresei – līdz brīdim, kad krava iekrauta
  • no brīža, kad auto tuvojas izkraušanas adresei – līdz brīdim, kad krava izkrauta

Pievienotie skanētie faili

Klienta pasūtījumam ir iespējams pievienot dažādus failus, piemēram, skanētu CMR, skanētu klienta pasūtījumu, u.c. dokumentus un pēc tam tos nosūtīt kā pielikumus klientam pa e-pastu

Kā pievienot Klienta pasūtījumam failus?
1. Atveriet Klienta pasūtījumā lapaspusi > Pievienotie faili (A)
2. Norādiet ceļu uz failu (B)
3. Izvēlieties komandu [Pievienot]

Kā apskatīt pievienotos failus?
1. Atveriet Klienta pasūtījumā lapaspusi > Pievienotie faili (A)
2. Klikšķiniet uz izvēlētā pievienotā faila (D)

Kā izdzēst pievienotos failus
1. Atveriet Klienta pasūtījumā lapaspusi > Pievienotie faili (A)
2. Klikšķiniet ar peli uz sarkanā krusta aiz dzēšamā faila (E)

Pievienoto failu sūtīšana

Pievienojiet failus pasūtījumam.

Kā pievienot failus pasūtījumam?
Skatīt punktu: Pievienotie skanētie faili

Kā nosūtīt pievienotos failus?
1. Izvēlieties e-pasta veidu kuru vēlaties nosūtīt
2. E-pastā (A) atzīmējiet pielikumā failus kurus vajag nosūtīt (B)

CMR sagatavošana un izdrukāšana

Kā sagatavot un izdrukāt Klienta pasūtījumam CMR

1. Atveriet Klienta pasūtījumu kuram ir jāsagatavo CMR

2. Rīku joslā izvēlieties Funkcijas (A) > Sagatavot CMR (B)

3. Ņemot par pamatu Klienta pasūtījuma informāciju, programma aizpilda CMR laukus

4. Daži lauki netiek ievadīti klienta pasūtījumā, ja jums tie ir vajadzīgi tad aizpildiet laukus formā

5. Lai CMR izdrukātu lietojiet rīku joslas komandpogu [Drukāt]

Reisa / ekspedīcijas izdevumu pievienošana

Katra reisa / ekspedīcijas rentabilitāti veido:

  • Ienākumi – saņemtie maksājumi no pasūtītājiem;
  • Izdevumi – maksājums pārvadātājam (ekspedīcijas gadījumā) vai arī detalizēta izmaksu uzskaite, veicot pārvadājumus ar savu transportu.

1. Ekspedīcija

Ienākošā rēķina pievienošana standarta situācijā.
Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/ekspedīcijas > [PAMATDATI]

Iekšzemes (domestic) ekspedīcijām, kurās par vairāku kravu piegādi ir saņemts viens kopējs pārvadātāja rēķins kurās tiek piegādātas vairākas kravas

Ozols > Norēķini > Dokumenti > Ienākošie rēķini 

  • aktivizē ‘Multi iezīmēšanu’
  • turot nospiestu Ctrl taustiņu, iezīmē nepieciešamās kravas
  • nospiežot Enter taustiņu vai arī pogu , tās pievieno rēķinam

 

2.  REISS AR SAVU TRANSPORTU

Ozols būtiski atvieglo izdevumu uzskaiti un rentabilitātes aprēķinus uzņēmumiem, kas pārvadājumos izmanto savu transportu.

Izdevumi:

  1. Fiksētās izmaksas
  2. Mainīgās izmaksas
  3. Algas un algu nodokļi
2.1. FIKSĒTĀS IZMAKSAS

Fiksētās izmaksas tiek aprēķinātas katrai automašīnai atsevišķi un uz reisu tiek attiecināta tikai daļa no tām – par periodu no iepriekšējā reisa beigu datuma līdz aktuālā reisa beigu datumam.

Ozols programmā fiksētie izdevumi tiek pievienotas uz noteiktu termiņu, tādēļ tie atrodami sarakstā “Termiņu veidi”. Ozols > Kravas pārvadājumi > Saraksti > Termiņu veidi

Šeit var pievienot arī ar izmaksām nesaistītus termiņus.

Visiem termiņiem pieejama atgādinājuma funkcija, kas neļaus aizmirst datumus, kad jāatjauno līgumi, apdrošināšana, auto tehniskā apskate, u.c.

2.1.1. FIKSĒTO IZMAKSU PIEVIENOŠANA MANUĀLI

Ozols > Kravu pārvadājumi > Atskaites > Mašīnas un piekabes

2.1.2. FIKSĒTO IZMAKSU PIEVIENOŠANA NO EXCEL FAILA

Pirmais solis: pārbaudīt importa šablonu. Jāizmanto šablonu, kas konfigurēts kā zemāk redzamajā attēlā.

Ozols > Kravu pārvadājumi > Rīki > Datu imports

Otrais solis: sakārtot datus Excel failā

Svarīgi:

  • datus Excel failā grupē 6 kolonnās – atbilstoši zemāk redzamajam paraugam.
  • pirmajā rindā jābūt kolonnu nosaukumiem
  • starp minētajām 6 kolonnām nedrīkst būtu citas tukšas kolonnas
  • tipu nosaukumiem precīzi jāatbilst definētajiem :
  • datumus jānoformē formātā – dd.mm.yyyy

Trešais solis: kad viss sagatavots, atliek norādīt importējamā faila atrašanās vietu datorā (Browse) un veikt datu importu.

 

2.2. MAINĪGĀS IZMAKSAS

Mainīgās izmaksas pārsvarā veido čeki, kas saņemti no degvielas uzpildes stacijām:

  • Degviela
  • AdBlue
  • Maksa par ceļiem
  • c.
2.2.1. MAINĪGO IZMAKSU PIEVIENOŠANA MANUĀLI

Arī mainīgās izmaksas var pievienot manuāli vai arī var importēt no Excel.

Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/ekspedīcijas > [ŠOFERA ATSKAITE]

2.2.2. MAINĪGO IZMAKSU IMPORTS NO EXCEL FAILA

Pirmais solis: pārbaudīt importa rīku (šablonu). Ja nepieciešams, jāveic labojumus, lai šablonā būtu norādīti katram datu laukam atbilstošā kolonna.

Obligātie lauki:

  • auto numura zīmei (ja automašīnai norādīta degvielas karte, tad pietiek ar kartes numuru)
  • čeka/transakcijas datums
  • darījuma valsts
  • produkta/pakalpojuma tips (degviela, ceļi, AdBlue, u.c.)
  • daudzums
  • summa
  • valūta

Ozols > Kravu pārvadājumi > Rīki > Importēt čekus

Šablonam jābūt konfigurētam atbilstoši Excel failam.

Paraugā var redzēt, ka šablonā datu laukam ‘SUM’ norādīts kolonnas nosaukums ‘L’, un arī importējamā Excel failā ‘Total price (excl VAT)’ atrodams kolonnā ‘L’. Šādi jāsaskaņo visus obligātos laukus.

Nereti pirkumu pārskati, ko sagatavo degvielas uzpildes stacijām, satur daudz kolonnu un liekas informācijas, tādēļ šablonu jāveido uzmanīgi!

Lai visi izdevumi veiksmīgi tiktu piesaistīti reisiem, Excel failā katrā izmaksu rindā obligāti jābūt norādītam:

  • auto numura zīmei VAI pirkumu kartes numuram (kartei jābūt piesaistītai konkrētajam auto)
  • čeka/transakcijas datums
  • darījuma valsts
  • produkta/pakalpojuma tips (degviela, ceļi, AdBlue, u.c.)
  • daudzums
  • summa
  • valūta

Programma atpazīst, kad tiek veikta dokumetu precizēšana. Šādā gadījumā netiek veidoti dublikāti, bet gan iepriekš importēto čeku vērtības tiek atjaunotas.

Vienlaicīgi jābūt uzmanīgiem, lai visi no jauna importējamie čeki būtu unikāli atšķirīgi un lai Ozols programma tos neuzskatītu par precizējumiem kādiem jau iepriekš importētiem čekiem.

Otrais solis: kad viss sagatavots, atliek norādīt importējamā faila atrašanās vietu datorā (Browse) un veikt čeku importu.

 

2.2.3. JAUNS MAINĪGO IZMAKSU (ČEKU) IMPORTA ŠABLONS

Visbiežāk transporta uzņēmumi izmanto vairāk nekā vienu degvielas uzpildes staciju, kā arī norēķinās par maksas ceļiem ar dažādu starpnieku palīdzību. Katrs pakalpojumu sniedzējs čeku atskaites sagatavo atšķirīgi, tādēļ nepieciešams katram nodefinēt savu izmaksu karti un savu šablonu.

Pirmais solis: Pārliecināties, ka eksistē kartes tips un nepieciešamības gadījumā izveidot jaunu.

Ozols > Kravu pārvadājumi > Saraksti > Maksājumu karšu tipi

Kad norādīts nosaukums un atzīme par iekļaušanu Šofera atskaitē, jāizvēlas ‘Saglabāt’.

Otrais solis: jauna šablona izveide

Ozols > Kravu pārvadājumi > Rīki > Importēt čekus
Lai izveidotu jaunu importa šablonu, jāatver sadaļa “Importēt čekus” un jāizdzēš viss teksts, kas redzams “Template” lodziņā

Tukšā “Template” lodziņā ar peles dubultu klikšķi ir jāatver jauna veidne.

Tālāk jānorāda šablona veids – Reisu čeku imports  un papildus jautājuma lodziņā tas jāapstiprinā ar ‘Yes’

Kad izvēlēts arī kartes tips un jaunā šablona nosaukums, tukšo šablonu jāsaglabā ar ‘Saglabāt’.

 

Trešais solis: jaunā šablona konfigurēšana

Atkārtoti jāatver jaunizveidoto šablonu un jānorāda, kurā Excel kolonnā norādīts preces nosaukums, auto numurs, valūta, utt.

Šablona ‘konstantes’ nav obligātas, tomēr ir noderīgas brīžos, kad importējamais Excel fails neatbilst nozares standartiem, vai arī dažās rindās trūkst datu, piemēram:

  • Ja Excel failā vairākās rindās nav norādīts valsts kods – šablonā CountryCode norādīt konstanti ‘LV’ un līdz ar to VISIEM importētajiem čekiem tiks norādīts valsts kods ‘LV’.
  • Ja Excel failā nav norādīta pirkuma summa bez PVN – šablonā Sum laukam jāpievieno konstanti ‘-21%

TruckNo – mašīnas numura zīme. Pēc šī lauka programma nosaka, uz kuru auto jāattiecina izmaksas.

CardNumber – ja mašīnai piesaistīta pirkumu karte, tad programma var identificēt auto pēc šī numura.

ChequeDateTime – šo izmanto, ja čeka datums un laiks ir norādīti vienā kopējā Excel rūtiņā.

Iespējamās konstantes Piemērs Paskaidrojums
dmys 12.07.2019 09:16:35 Datums un laiks vienā rūtiņā
xls_number 43658.5590277778 Datums un laiks šifrēts Excel stilā

ChequeDate – čeka / transakcijas datums ir obligāts, lai varētu identificēt reisu, uz kuru jāattiecina izdevumus.

Iespējamās konstantes Piemērs Paskaidrojums
dmy 25012019 vai 25.01.2019
ymd 20190125 vai 2019.01.25
mdy 01252019 vai 01.25.2019
ddmonyy 25.jan 19
xls_number 43658 Datums šifrēts Excel stilā
shortYear 250119 vai 25.01.19

ChequeTime – čeka / transakcijas laiks.

Iespējamās konstantes Piemērs Paskaidrojums
hh:miAMPM 01:30 PM
hh:mi 13:30
hhmi 1330

CountryCode – valsts kods ir obligāts

Iespējamās konstantes Paskaidrojums
LV, LT, PL, …. Valstu nosaukumu saīsinājumi

ProductName – preces/pakalpojuma nosaukums ir obligāts

Iespējamās konstantes Paskaidrojums
Ozols > Norēķini >  Saraksti > Pakalpojumi Norādot konstanti pie preces/pakalpojuma nosaukuma, tā tiks attiecināta uz VISIEM ierakstiem excel failā.

Amount – daudzums ir obligāts

Iespējamās konstantes Paskaidrojums
     1 Norēķinos par maksas ceļiem, pirkuma apjoms vienmēr ir 1.

CurrencyCode – valūta jānorāda obligāti. Ja visi pirkumi veikti vienā valūtā, bet tā nav norādīta.

Iespējamās konstantes Paskaidrojums
EUR, CZK, PLN, … Konstantes laukā var norādīt tikai vienas valūtu kodu.

Sum – pirkuma summa bez PVN ir obligāts lauks.

Iespējamās konstantes Paskaidrojums
-21% Ja Excel failā norādīta tikai pirkuma summa ar PVN, tad var šos ierakstus samazināt par 21%, pievienojot konstanti.

 

2.3. ŠOFERA NETO ALGA UN ALGAS NODOKĻI

Kā atsevišķa izdevumu kategorija tiek izdalīta darba samaksa šoferiem. Šie izdevumi visbiežāk tiek pievienoti manuāli katram reisam atsevišķi, turklāt šoferu neto alga un algu nodokļi tiek pievienoti atsevišķi.

2.3.1. ŠOFERA NETO ALGA (darba samaksa pēc nodokļu nomaksas – ‘alga uz rokas’)

Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/ekspedīcijas > [ŠOFERA ATSKAITE]

Algas tiek pievienotas līdzīgi, kā tiek pievienoti pirkumu čeki – atver konkrēto reisu, izvēlas Šofera atskaiti un izmanto pogu Pievienot / Šofera algu.

Šofera darba samaksas pievienošanas brīdī, sistēma parāda vidējo degvielas patēriņu reisā, kā arī degvielas normas. Tādejādi menedžeris var izvērtēt šofera sniegumu un nepieciešamības gadījumā pievienot piemaksas vai ieturējumus.

Visa pamatinformācija tiek aizpildīta automātiski, atliek vien norādīt dienas algas apmēru un saglabāt.
 

2.3.2. ALGAS NODOKĻI

Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/ekspedīcijas > [ŠOFERA ATSKAITE]

Analoģiski tiek pievienoti algas nodokļi, jo arī šie izdevumi ietekmē reisa rentabilitāti.

Visa pamatinformācija tiek aizpildīta automātiski. Jāpārliecinās, ka norādīts kartes tips: Algu nodokļi un jānorāda algas nodokļu apmērs.

2.4. AVANSA NORĒĶINI

Pirkumi skaidrā naudā visbiežāk šoferim tiek kompensēti reizē ar algas izmaksu.

Kopējo, šoferim izmaksājamo summu var aplūkot atskaitē ‘Norēķini ar šoferiem’. (Ozols > Kravu pārvadājumi > Atskaites > Norēķini ar šoferiem)
Izdevumi tiek pievienoti Šofera atskaitē.

Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/ekspedīcijas > [ŠOFERA ATSKAITE]

Jāpārliecinās, ka norādīts kartes tips: Avansa izdevums un jāaizpilda vismaz obligātie lauki (lauku nosaukumi zilā krāsā)

2.5.  REMONTU IZDEVUMI

Reisa izdevumos var pievienot arī autotransporta remonta izdevumus. To var izdarīt, atverot šofera atskaiti, un izvēloties Pievienot – Čeku.
Ozols > Kravu pārvadājumi > Dokumenti > Reisi/Ekspedīcijas

Svarīgi norādīt kartes tipu – Remonti.

Reisa rentabilitāti var vērtēt gan ar, gan bez auto remonta izdevumiem.
Ja nevēlaties aprēķinā iekļaut Remonta izdevumus, tas jānorāda, sagatavojot atskaites izdruku.

Kā izdzēst klienta pasūtījumu?

Kā izdzēst klienta pasūtījumu?

1. Atveriet klienta pasūtījumu kuru vajag izdzēst

2. Menu > Dati (A) > Dzēst dokumentu (B)

Var gadīties, situācijas, ka Klienta pasūtījumam ir izveidots vai pieņemts rēķins, tādā gadījumā programma Klienta pasūtījumu dzēst neļaus, lai pasūtījumu tomēr izdzēstu, tad vispirms atveriet rēķinu un tāpat caur Menu > Dati > Dzēst dokumentu izdzēsiet rēķinu un pēc tam varēsiet dzēst klienta pasūtījumu

Kā atlasīt aktuālos pasūtījumus?

Klientu pasūtījumu filtrā (A) Statusa laukā izvēlieties statusus, kuri jums interesē

Rēķina e-pasta bilde apvilkta ar sarkanu rāmi


Kā pasūtījum samainīt uzņēmumu?

Ja jums ir pieejami vairāki uzņēmumi un Klienta pasūtījumu un/vai Reisu/Ekspedīciju esat ievadījis uz nepareizo uzņēmumu

1. Atveriet Klienta pasūtījumu

2. Spiediet Shift +F4

3. Samainiet uzņēmumu

4. Spiežat pogu Saglabāt

5. !!! Klienta pasūtījumā spiediet pogu Atcelt !!!

!!! Ja ir izveidots Reiss/Ekspedīcija, tad tieši tādā pat veidā uzņēmums ir jāsamaina arī Reisam/Ekspedīcijai